La Harvard Medical School compte environ 4 300 actifs de grande valeur dans ses 15 000 immobilisations, notamment des serveurs, des incubateurs, des congélateurs médicaux, des centrifugeuses, des microscopes pour la recherche sur l'ADN et des thermocycleurs. Jeff DiCiaccio, directeur des achats stratégiques de l'Académie, a présenté le déploiement réussi.

Près de la moitié de ces actifs ont été achetés avec des fonds externes, y compris des subventions et des contrats financés par le gouvernement, et l'école est chargée de s'assurer que ces actifs sont infaillibles. Pour s'en assurer, la Harvard Medical School soumet un rapport d'audit à Price Waterhouse une fois par an et effectue un inventaire interne des actifs. Di Qiaggio a déclaré: "Nous devons prendre bien soin des actifs que nous utilisons et achetons pour la recherche."

Avant de déployer la RFID, la Harvard Medical School utilisait du travail manuel pour effectuer l'inventaire des actifs. Généralement, chaque actif est saisi dans la plate-forme Oracle Asset Workbench et une étiquette de code-barres imprimée est affectée. Accompagnés d'analystes financiers sur les immobilisations et de Di Qiaggio, les responsables des opérations de recherche (ROM) portaient une feuille de calcul Microsoft Excel et parcouraient chaque département ou laboratoire pour trouver des actifs. Chaque service ou laboratoire possède un numéro de série unique.

Puisqu'il n'y a pas de lecteur de codes-barres disponible, ils utilisent leurs yeux pour confirmer les données, les comparer avec les informations de la pièce donnée sur la feuille de calcul, et écrire des notes ou enregistrer les différences.

S'ils rencontrent des étiquettes d'actifs qui ne figurent pas sur la feuille de calcul, ils doivent les rechercher dans le système OFA sur l'ordinateur pour déterminer à quel service ces actifs appartiennent. Saisissez ensuite manuellement le résultat de l'inventaire des actifs et téléchargez-le dans OFA. Ce processus est non seulement très long, mais il peut également endommager ces actifs de grande valeur. Par exemple, le département de neurobiologie de la Harvard Medical School a répertorié plus de 800 actifs dans une feuille de calcul de 16 pages.

Di Qiaggio organisera des réunions d'actifs avec les gestionnaires d'actifs départementaux, accompagnera l'équipe de recherche d'actifs à travers le laboratoire et les aidera avec l'inventaire des actifs. Ce processus prend en moyenne deux heures pour trouver 50 actifs. Di Qiaggio a déclaré: "De tels processus manuels sont inefficaces et non durables car les actifs de l'école augmentent d'environ 1 000 articles chaque année. Dans cette optique, nous devons prendre des mesures pour trouver des alternatives."

Par conséquent, la Harvard Medical School a lancé un appel d'offres de deux mois pour des solutions d'automatisation à l'été 2017, puis a évalué les offres et a lancé un deuxième appel d'offres avant d'attribuer le contrat. Après avoir choisi la solution de Radiant, le collège a commencé des essais sur le terrain dans deux facultés qui ont volontairement participé au test : la biologie cellulaire et le Harvard Therapeutic Science Project. La faculté de médecine surmonte les défis de la lecture croisée dans l'installation des lecteurs pour s'assurer qu'ils ne sont pas capturés par des pièces adjacentes.

Cette solution a ensuite été lancée en juillet 2018, après quoi il a fallu 18 mois à la Harvard Medical School pour réétiqueter les actifs existants et les actifs nouvellement reçus avec des étiquettes RFID. Ces balises pré-commandées seront associées à des actifs spécifiques, et chaque balise et ses actifs associés seront également liés à une pièce spécifique. La solution cloud Virtual Asset Tracker (VAT) de Radiant est livrée avec une application mobile appelée VAT2Go.

Lorsque les employés commenceront à compter, ils utiliseront VAT2Go exécuté sur l'iPhone, entreront dans le bâtiment et la pièce dans lesquels ils entrent, scanneront le code-barres et liront l'étiquette RFID. Une fois les balises lues, ils peuvent afficher les résultats dans l'application pour confirmer que tous les actifs sont aux bons emplacements, ainsi que les actifs manquants et supplémentaires dans la salle. Ces résultats sont synchronisés avec l'application en ligne VAT2Go, et les utilisateurs peuvent les télécharger et générer des rapports à télécharger sur OFA (OFA est toujours le système d'enregistrement des immobilisations de la Harvard Medical School).

Di Qiaggio a déclaré : « Cette application Web nous permet d'effectuer des modifications individuelles ou à grande échelle en téléchargeant ou manuellement, telles que la réaffectation d'actifs vers un autre emplacement. » La Harvard Medical School peut également utiliser des solutions RFID pour supprimer certains actifs OFA du système de TVA et les supprimer du système de TVA. Les avantages de la gestion RFID incluent un inventaire des actifs plus précis et plus efficace, ce qui signifie que la ROM et les gestionnaires d'actifs n'ont pas à interrompre leur recherche d'actifs lorsqu'ils effectuent un inventaire avec eux. Le processus réel d'inventaire des actifs est également moins destructeur que le processus manuel.

Le déploiement de cette technologie a également rencontré quelques rebondissements, et le financement est un défi important pour ralentir le processus de projet. Certains membres ont quitté le projet et sont passés à d'autres emplois, et l'épidémie de COVID-19 a provoqué la fermeture de l'école en mars 2020, permettant uniquement au personnel nécessaire d'entrer. En fait, Di Qiaggio lui-même n'a pas pu se rendre sur les lieux, il a donc envoyé l'étiquette à Sophia Xu, analyste financière des immobilisations à la Harvard Medical School, qui pourrait continuer à marquer, compter les actifs et mettre à jour OFA sur le campus.

Di Qiaggio a déclaré que depuis la mise en service du système, l'école n'a effectué qu'un inventaire des actifs en raison de l'épidémie. C'est-à-dire que les résultats de cet inventaire prouvent que le système RFID peut faire gagner du temps. L'un des avantages de la RFID est que, que ces actifs appartiennent au département de biologie cellulaire, au département de neurobiologie ou même à une autre école de Harvard dans la région de Cambridge, la RFID peut lire tous les actifs de la pièce sans avoir à comparer les actifs informations pour chaque service ou laboratoire.

L'audit mené par PricewaterhouseCoopers n'a pas besoin de lire les étiquettes RFID, mais la RFID fournit le support de données requis pour l'audit afin que l'école puisse trouver tous les actifs sélectionnés pour l'audit et s'assurer qu'ils sont facilement disponibles lorsque l'auditeur arrive. Aujourd'hui, il inclut également des audits virtuels dans les réunions Microsoft Teams.

À l'avenir, Di Qiaggio espère que la technologie RFID pourra apporter des avantages à d'autres changements, tels que la rénovation des espaces de laboratoire. Le lecteur RFID peut numériser les articles avant que la pièce ne soit rénovée, puis numériser à nouveau lorsque les articles sont déplacés dans la pièce récemment rénovée pour éviter qu'ils ne soient perdus.

Un autre avantage est la possibilité d'utiliser le lecteur pour rechercher des étiquettes RFID en mode compteur Geiger afin de localiser les actifs perdus. Di Qiaggio s'est souvenu avoir lu accidentellement l'étiquette d'une centrifugeuse réfrigérée invisible en 2019. « Je scannais à l'époque, mais je ne pouvais pas le voir à l'œil nu. Lorsque j'ai rapproché le lecteur de la source du signal, j'ai trouvé cet atout dans un tiroir en bois. S'il n'y a pas de RFID, je pourrais penser que cet actif a été perdu. Volé ou mis au rebut. Avec la RFID, je peux voir les actifs incorporels.

En plus de la Harvard Medical School (HMS), des systèmes RFID sont actuellement mis en œuvre ou mis en service à la Faculté des arts et des sciences (FAS) de l'Université Harvard, à la School of Engineering and Applied Sciences (SEAS) et au Wyss Institute (Wyss Institute). Selon Diqiaggio, Wyss a terminé l'étiquetage RFID de tous les anciens actifs, tandis que FAS et SEAS étiquettent maintenant environ 8 000 actifs. Les quatre collèges ont un total d'environ 100 bâtiments, et chaque bâtiment contient des actifs.

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